La Protección de Datos

     Los datos recabados, para gozar de la protección que le depara la ley, deben constar en los correspondientes ficheros. Éstos son definidos por la ley con una gran amplitud como todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso resaltando, por tanto, la importancia que tiene el carácter de grupo informativo sobre el material en que queden registrados. Así, un fichero puede aparecer en formatos distintos siempre que represente un sustrato material (ej, documento en papel, hoja de cálculo, programa informático, catálogo fotográfico etc.) que contenga dicho tipo de información.

     Los ficheros, a su vez, pueden ser de distinto tipo en base a su titularidad y contenido. Así, la ley distingue fundamentalmente entre ficheros de titularidad pública y privada estableciendo, además de un régimen protector común, una serie de especialidades para cada caso en función de la finalidad de cada uno.

Ficheros de titularidad pública

     La Administración Pública en el ejercicio de las funciones que le son legalmente atribuídas puede ser titular de ficheros que contengan datos de carácter personal, sin que su categoría de oficial le exima del respeto a los principios inspiradores de la protección de los derechos e intereses de los interesados por lo que, en principio, el régimen establecido en la L.O 15/1999 le es de completa aplicación.

     Prueba del control que recibe la creación de este tipo de ficheros es que la misma debe manifestarse públicamente mediante su publicación en el Diario Oficial correspondiente (art. 20) así como la información sobre las circunstancias que rodean su existencia. En este sentido, el artículo 20 de la ley exige que, entre otras cosas, se haga constar la finalidad del fichero,los usos previstos, estructura y órganos responsables del fichero, las medidas de seguridad vinculadas al mismo, etc.

     Uno de los principales puntos sobre los que se detiene la ley es el referido a la comunicación de datos entre los distintos órganos de la Administración, toda vez que resultaría un procedimiento rápido, eficaz y sencillo para la realización de sus funciones. Sin embargo, aceptar la libre comunicación interna supondría vedar al interesado de su derecho de disposición mediante el consentimiento y sobre todo el de su información al desconocer en qué situaciones se encuentran sus datos a cada momento. Es por ello que la ley limita este tipo de comunicaciones, salvo que vengan autorizadas por una norma jurídica, que conste el consentimiento del titular para ello o que se realicen con fines de estudio histórico, científico o cultural. En cualquier caso el elemento determinante es, como en otras ocasiones se ha visto, el de la finalidad: un órgano puede comunicar a otro ciertos datos personales que hayan sido recogidos con una finalidad concreta idéntica, pero nunca si ésta no existe (ej. En el caso del tráfico, los datos correspondientes al permiso de circulación pueden ser usados en el procedimiento sancionador correspondiente toda vez que se engloban en un mismo conjunto pero no pueden serlo, por ejemplo, a la hora de determinar el hecho imponible de un tributo).

     Entre los múltiples ficheros de titularidad pública destacan los pertenecientes a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad que, aun quedando sujetos a la Ley Orgánica 15/1999, disponen de un régimen especial en cuanto a su acceso (que puede ser vedado por razones de seguridad pública, defensa del Estado o similar) o a su recogida (en ocasiones sin consentimiento, siempre que tengan por finalidad la protección o la prevención de un peligro real).

     No obstante, la importancia de su contenido hace que la ley les imponga la obligación de una correcta custodia en función de la relevancia de los datos contenidos en ellos, así como la carga de la cancelación cuando dejen de cumplir con las finalidades que motivaron su recogida.